Có bốn cách tổ chức khai thác một homestay ở Tà Đùng: chủ tự quản có người trông, thuê một người quản lý trả lương, hợp tác chia doanh thu với đơn vị vận hành, hoặc cho thuê nguyên khu lấy tiền thuê cố định. Đi từ cách đầu tới cách cuối, chủ đỡ việc dần nhưng cũng nhường dần quyền quyết định và phần lợi ích khi kinh doanh tốt.
Không cách nào đúng cho mọi người. Chủ có thời gian, muốn giữ chất riêng thì tự quản; chủ bận nhưng muốn giữ quyền thì thuê quản lý; chủ muốn kinh nghiệm bán phòng chuyên nghiệp thì hợp tác vận hành; chủ cần dòng tiền ổn định, chấp nhận ít can thiệp thì cho thuê nguyên khu. Bài này so sánh bốn cách, nêu điều khoản hợp đồng cần có và những rủi ro chủ đất hay gặp. Đây là thông tin tham khảo; hợp đồng giá trị lớn nên có luật sư xem trước khi ký.
So sánh bốn cách tổ chức khai thác
Các mức trong bảng là so sánh tương đối giữa bốn cách, không phải tỷ lệ chia hay số tiền cụ thể:
| Tiêu chí | Tự quản có người trông | Thuê quản lý | Chia doanh thu với đơn vị vận hành | Cho thuê nguyên khu |
|---|---|---|---|---|
| Công sức của chủ | Nhiều | Vừa | Ít | Rất ít |
| Quyền quyết định | Toàn quyền | Chủ giữ, giao hạn mức | Chia theo hợp đồng | Bên thuê quyết định phần lớn |
| Biến động thu nhập của chủ | Cao | Cao | Vừa, theo doanh thu | Thấp, tiền thuê cố định |
| Ai chịu chi phí vận hành | Chủ | Chủ | Theo thoả thuận | Thường là bên thuê |
| Rủi ro hao mòn tài sản | Chủ tự kiểm soát | Chủ kiểm soát qua quản lý | Cần điều khoản rõ | Cao nếu hợp đồng lỏng |
| Hợp với | Chủ có thời gian, ở gần | Chủ ở xa, quy mô vừa | Chủ muốn chuyên nghiệp hoá | Chủ cần dòng tiền ổn định |
Điểm chung: càng giao nhiều, càng phải đầu tư vào hợp đồng và cơ chế kiểm tra. Tự quản thì rủi ro nằm ở công sức của chính mình; cho thuê nguyên khu thì rủi ro nằm gần như hoàn toàn trong các điều khoản đã ký.
Tự quản và thuê quản lý: giữ quyền, gánh việc
Tự quản là cách hầu hết chủ homestay bắt đầu: chủ bán phòng, người trông làm tại chỗ, mọi quyết định do chủ đưa ra. Ưu điểm là giữ trọn lợi ích khi kinh doanh tốt và giữ được chất riêng của nơi ở. Nhược điểm là toàn bộ rủi ro và công sức rơi vào chủ, và chất lượng phụ thuộc vào thời gian chủ dành ra được.
Thuê quản lý là bước tiếp theo khi homestay lớn hơn hoặc chủ bận hơn: một người có kinh nghiệm được trả lương, đôi khi thêm thưởng theo kết quả, chịu trách nhiệm vận hành hằng ngày, quản người trông, mua sắm trong hạn mức. Chủ vẫn giữ tiền, giá phòng và các quyết định lớn. Ở vùng xa như Tà Đùng, tìm được người quản lý vừa giỏi việc vừa chịu ở lâu không dễ; nhiều chủ chọn đào tạo người trông tin cậy nhất lên vị trí này.
Với cả hai cách, hợp đồng lao động hoặc thoả thuận công việc phải ghi rõ: phạm vi việc, giờ làm và ngày nghỉ, lương và cách tính thưởng, chỗ ở và bữa ăn nếu có, hạn mức chi được tự quyết, quy định bàn giao tài sản và tiền khi nghỉ việc. Người lao động có quyền lợi theo pháp luật lao động; đừng coi người trông nhà là "giúp việc tạm" để bỏ qua các nghĩa vụ đó.
Hợp tác chia doanh thu với đơn vị vận hành
Ở mô hình này, chủ đầu tư bỏ vốn xây và trang bị, đơn vị vận hành lo bán phòng, nhân sự, vận hành hằng ngày; hai bên chia doanh thu hoặc lợi nhuận theo tỷ lệ thoả thuận. Đơn vị vận hành có lợi thế về kênh bán, quy trình, kinh nghiệm định giá; chủ được nhẹ việc và hưởng phần tăng khi kinh doanh tốt.
Chỗ khó nằm ở định nghĩa. "Doanh thu" là tiền khách trả hay đã trừ hoa hồng sàn? "Lợi nhuận" trừ những chi phí nào, ai duyệt chi phí? Ai trả tiền thay đồ vải, sửa máy bơm, sơn lại sau ba năm? Hai bên hiểu khác nhau về một chữ là đủ để mâu thuẫn sau vài tháng. Hợp đồng phải định nghĩa từng chữ, kèm danh mục chi phí ai chịu.
Chủ cũng cần quyền truy cập dữ liệu: xem lịch đặt phòng, giá bán thực tế, đánh giá của khách, báo cáo thu chi hằng tháng có chứng từ. Không có quyền xem dữ liệu thì không có cách nào kiểm tra phần chia của mình.
Cho thuê nguyên khu: dòng tiền ổn định, đổi lại là quyền
Chủ giao toàn bộ homestay cho một bên thuê kinh doanh trong nhiều năm, nhận tiền thuê cố định theo kỳ, có khi kèm điều khoản tăng theo thời gian. Bên thuê tự vận hành, tự chịu lãi lỗ. Đây là cách chủ ở xa, bận, cần dòng tiền dễ dự đoán hay chọn.
Rủi ro chính là hao mòn tài sản và mất kiểm soát. Bên thuê có thể sửa chữa, cơi nới, đổi công năng, để xuống cấp; cuối hợp đồng chủ nhận lại một tài sản khác xa lúc bàn giao. Bên thuê cũng có thể vi phạm quy định kinh doanh, và vì tài sản đứng tên chủ, rắc rối có thể dính tới chủ. Bên thuê ngừng trả tiền giữa chừng là tình huống không hiếm khi kinh doanh không như kỳ vọng.
Vì vậy hợp đồng thuê nguyên khu cần biên bản bàn giao chi tiết có ảnh, điều khoản cấm cơi nới hoặc thay đổi kết cấu khi chưa có chấp thuận bằng văn bản, nghĩa vụ bảo trì định kỳ, đặt cọc đủ bù thiệt hại, nghĩa vụ tuân thủ giấy phép kinh doanh và quyền chấm dứt hợp đồng khi vi phạm.
Quan hệ với cộng đồng địa phương: phần không ghi trong hợp đồng
Dù chọn cách tổ chức nào, homestay ở Tà Đùng vẫn nằm giữa một cộng đồng thôn, xã có nhịp sống riêng. Đường vào có khi đi qua đất của nhà bên cạnh, nước có khi lấy chung một nguồn suối, người trông và người làm vườn thường là người trong thôn. Một homestay ồn ào đến khuya, xe khách đỗ chắn lối đi, rác bỏ không đúng chỗ sẽ nhanh chóng làm mất thiện cảm, và rắc rối với hàng xóm khó giải quyết hơn mọi điều khoản trên giấy.
Khi giao cho người khác vận hành, chủ nên ghi vào hợp đồng những cam kết cơ bản với cộng đồng: giờ yên tĩnh, chỗ đỗ xe, xử lý rác, ưu tiên thuê lao động và mua nông sản địa phương khi phù hợp. Đây không chỉ là chuyện đạo đức kinh doanh; khách đến vùng hồ phần lớn muốn thấy đời sống địa phương thật, và một quan hệ tốt với thôn xóm chính là một phần của trải nghiệm đó.
Chủ cũng nên tự giữ liên lạc với trưởng thôn, công an xã, hàng xóm sát bên, kể cả khi đã giao việc cho người khác. Khi có chuyện, những mối quan hệ này giúp chủ biết sớm và xử lý êm hơn.
Khi nào nên đổi cách tổ chức
Cách tổ chức không phải chọn một lần cho mãi mãi. Nhiều homestay đi theo một lộ trình: tự quản những năm đầu để hiểu khách và vận hành, thuê quản lý khi quy mô lớn hơn, rồi hợp tác hoặc cho thuê khi chủ muốn rút bớt thời gian. Cũng có chủ đi ngược lại: từng cho thuê nguyên khu, nhận lại tài sản xuống cấp, rồi quay về tự quản.
Dấu hiệu nên giao bớt là chủ không còn đủ thời gian trả lời khách kịp, chất lượng tụt vì thiếu người ra quyết định tại chỗ, hoặc chủ muốn dồn sức cho việc khác. Dấu hiệu nên lấy lại quyền là báo cáo không minh bạch, đánh giá của khách đi xuống, tài sản hao mòn nhanh hơn bình thường.
Vì có thể đổi, hợp đồng nào cũng nên có lối ra rõ ràng: thời gian báo trước, cách bàn giao đặt phòng đã nhận, cách hoàn trả tài sản và tài khoản. Một hợp đồng không có lối ra là một hợp đồng khoá chủ vào cách tổ chức đang có, dù nó không còn hợp.
Điều khoản nên có trong mọi hợp đồng khai thác
Dù chọn cách nào, những điều khoản dưới đây giúp tránh phần lớn tranh chấp hay gặp:
- Phạm vi tài sản: danh sách công trình, đất, trang thiết bị được giao, kèm biên bản bàn giao có ảnh và tình trạng.
- Định nghĩa doanh thu, chi phí, lợi nhuận bằng chữ rõ ràng, kèm danh mục chi phí bên nào chịu.
- Báo cáo và quyền kiểm tra: kỳ báo cáo, nội dung báo cáo, quyền xem lịch đặt phòng, chứng từ và quyền lên kiểm tra tài sản.
- Bảo trì và nâng cấp: việc nào là bảo trì thường xuyên, việc nào là sửa chữa lớn, ai chịu; quy định về cơi nới, thay đổi công năng.
- Tuân thủ pháp luật: bên nào đứng tên giấy phép kinh doanh, ai chịu trách nhiệm thông báo lưu trú, phòng cháy, thuế; xử lý khi bị phạt.
- Giữ thương hiệu và kênh bán: tên homestay, tài khoản trên các sàn, trang mạng xã hội thuộc về ai khi chấm dứt hợp đồng.
- Chấm dứt và bàn giao lại: điều kiện chấm dứt trước hạn, thời gian báo trước, xử lý đặt phòng đã nhận, hoàn trả tài sản đúng tình trạng.
- Giải quyết tranh chấp: thương lượng, hoà giải, cơ quan giải quyết khi không thoả thuận được.
Điều khoản về tài khoản trên các sàn hay bị bỏ qua nhất. Đánh giá tích luỹ trên các nền tảng đặt phòng là tài sản thật; nếu đứng tên bên vận hành, khi chấm dứt hợp đồng chủ có thể mất toàn bộ lịch sử đánh giá và phải bắt đầu lại từ đầu.
Chọn đối tác vận hành: kiểm gì trước khi ký
Trước khi giao tài sản cho một người quản lý hay một đơn vị vận hành, hãy kiểm như kiểm một đối tác kinh doanh. Xem những cơ sở họ đang vận hành: đánh giá của khách, cách họ trả lời phàn nàn, tình trạng phòng sau vài năm. Nói chuyện với chủ của những cơ sở đó, hỏi về báo cáo, về tranh chấp đã có và cách giải quyết.
Kiểm pháp nhân: đơn vị có đăng ký kinh doanh với ngành nghề phù hợp không, ai là người đại diện. Thông tin cơ bản về doanh nghiệp có thể tra trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, và danh bạ doanh nghiệp trên địa bàn xã có trên trang này để tham khảo những đơn vị lưu trú, du lịch đang hoạt động quanh hồ.
Cuối cùng, bắt đầu bằng hợp đồng ngắn hạn hoặc có kỳ thử nghiệm, kèm điều kiện gia hạn dựa trên kết quả đo được. Cam kết nhiều năm ngay từ đầu với một đối tác chưa từng làm việc cùng là rủi ro lớn nhất trong mọi cách giao khai thác.
Câu hỏi thường gặp
Chia doanh thu hay chia lợi nhuận thì có lợi cho chủ hơn?
Chia doanh thu dễ kiểm tra hơn vì chỉ cần đối chiếu tiền khách trả; chia lợi nhuận phụ thuộc vào chi phí mà bên vận hành kê, khó kiểm hơn. Bù lại, chia lợi nhuận gắn hai bên vào hiệu quả chung. Cách nào cũng cần định nghĩa rõ và quyền xem chứng từ.
Cho thuê nguyên khu thì ai đứng tên giấy phép kinh doanh?
Thường là bên thuê, vì họ trực tiếp kinh doanh. Tuy vậy tài sản vẫn đứng tên chủ, nên hợp đồng phải buộc bên thuê làm đủ thủ tục an ninh, phòng cháy, thông báo lưu trú, thuế và chịu trách nhiệm khi vi phạm. Nên hỏi luật sư cách viết điều khoản này.
Hợp đồng thuê nguyên khu có phải công chứng không?
Tuỳ loại hợp đồng và quy định pháp luật hiện hành về thuê tài sản, thuê nhà; nhiều trường hợp không bắt buộc nhưng công chứng hoặc chứng thực giúp tăng giá trị chứng cứ khi tranh chấp. Hợp đồng nhiều năm, giá trị lớn nên có luật sư soạn và cân nhắc công chứng.
Có nên giao cho người quen vận hành để đỡ hợp đồng không?
Giao cho người quen không bỏ được nhu cầu hợp đồng, chỉ làm cho việc viết hợp đồng khó mở lời hơn. Rất nhiều tranh chấp trong kinh doanh lưu trú xảy ra giữa người thân, bạn bè vì thoả thuận miệng. Viết rõ ngay từ đầu giữ được cả việc lẫn tình.
Khi chấm dứt hợp đồng, tài khoản trên sàn đặt phòng thuộc về ai?
Thuộc về bên đứng tên đăng ký trên sàn, trừ khi hợp đồng có thoả thuận chuyển giao. Vì đánh giá tích luỹ có giá trị lớn, chủ nên giữ tài khoản đứng tên mình và cấp quyền quản lý cho bên vận hành, hoặc ghi rõ nghĩa vụ chuyển giao khi chấm dứt.
Đơn vị vận hành muốn sửa lại thiết kế cho dễ bán, chủ nên làm gì?
Nghe lý do và yêu cầu phương án bằng văn bản: sửa gì, chi phí ai chịu, ảnh hưởng tới giấy phép xây dựng và phòng cháy ra sao, tài sản sau khi sửa thuộc về ai khi chấm dứt hợp đồng. Chỉ chấp thuận khi mọi điểm đó đã rõ và hợp pháp.